5 Bước Quản Lý Chi Phí Logistics Hiệu Quả 2027

Vấn đề với RFP hàng năm trong thị trường biến động

Nhiều doanh nghiệp vẫn xây dựng chiến lược mua hàng hàng hải quanh một vòng thầu (RFP) đơn lẻ mỗi năm. Theo quan điểm được chia sẻ tại một webinar gần đây của Freightos, chu kỳ 12 tháng này không còn phù hợp với tốc độ biến động của thị trường hiện nay. Phí phụ trội nhiên liệu (BAF) có thể dao động 15–25% chỉ trong một quý. Các sự kiện địa chính trị có thể thay đổi cấu trúc tuyến đường hàng hải trong một đêm. Tuy nhiên, đa số đội ngũ mua hàng vẫn cố gắng kiểm soát sự biến động này bằng quy trình được thiết kế cho một kỷ nguyên ổn định hơn.

Vấn đề cốt lõi không phải là RFP hàng năm sai, mà là nó đơn độc quá chậm so với chu kỳ hợp đồng của thị trường. Khi thị trường dịch chuyển, hầu hết các đội mua hàng chỉ có ba lựa chọn: bỏ qua, phản ứng đơn phương qua thương lượng lại bất định, hoặc xây dựng cách tiếp cận lặp lại để căn chỉnh giá với thực tế. Cách tiếp cận thứ ba chính là mục đích của mua hàng nhanh (agile procurement).

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu mua hàng

Mọi thứ trong mua hàng nhanh đều phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu. Nếu dữ liệu giá flete phân tán trên bảng tính, email hãng tàu và các hệ thống không liên kết, doanh nghiệp không thể hành động nhanh — và hãng tàu cũng không thể. Việc phát triển định dạng thẻ giá (rate card) tiêu chuẩn, có thể tùy chỉnh, đảm bảo mỗi hãng tàu nộp thông tin có khả năng so sánh. Tập trung dữ liệu trên nền tảng đám mây cho tất cả các bên liên quan truy cập thời gian thực vào một nguồn sự thật duy nhất.

Bước 2: Tự động hóa các quy trình không cần phán đoán người

Mua hàng thủ công tốn thời gian mà đội ngũ không có. Tạo RfQ, mời hãng tàu, xác thực thẻ giá, kiểm tra hợp lý, tính toán giá tốt nhất — không một trong số này đòi hỏi phán đoán con người. Chúng đòi hỏi nhất quán, tốc độ và độ chính xác. Với công cụ như Freightos Procure, mẫu RfQ được định nghĩa một lần; các RfQ sau đó có thể khởi chạy trong vài phút. Mời hãng tàu, nhắc nhở, kiểm tra dữ liệu — toàn bộ khối lượng việc thủ công thường xuyên trên Teams chat và Excel master — đều được loại bỏ. Bản chất công việc thay đổi: chuyên gia mua hàng dành thời gian cho việc cân bằng chi phí – dịch vụ – rủi ro, giải thích đánh đổi cho các bên liên quan nội bộ, và xây dựng mối quan hệ chiến lược với hãng tàu.

Bước 3: Nắm rõ mức giá thị trường thực tế

Khoảng trống phổ biến nhất trong mua hàng doanh nghiệp là thiếu dữ liệu benchmark độc lập, đáng tin cậy. Hầu hết các đội biết đại khái vị trí giá của mình — nhưng không chính xác so với mức thị trường thực tế trả trên các tuyến cụ thể. Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh các hãng tàu đã được tiền chứng thực giữa nhau, khởi chạy RfQ với cơ sở dữ liệu hãng tàu của mình và chỉ nhìn vào giá. Điều quan trọng là phải nhìn thêm vào thị trường — đặc biệt khi thấy nó thay đổi. Nếu không theo dõi thị trường, có thể bỏ lỡ xu hướng tăng giá sắp tới, sau đó cam kết giá một năm — thị trường thay đổi, giá nhiên liệu thay đổi, và cuối cùng trả thêm chi phí ngay cả khi đã thỏa thuận khác.

Freightos Terminal cung cấp benchmark spot và hợp đồng cập nhật hàng ngày trên đường biển và hàng không, lấy từ hơn 50 tỷ USD chi phí flete thương mại thực tế. Khả năng dự báo lên tới sáu tháng giúp điều chỉnh chiến lược trước khi thị trường phản ứng, chuẩn bị kịp thời và tiết kiệm chi phí.

Bước 4: Chạy mini-bid định kỳ và theo dõi hiệu quả

Hợp đồng hàng năm không thể theo kịp biến động thị trường. Các đội đạt hiệu quả mua hàng lớn nhất đã chuyển sang mô hình chạy mini-bid có cấu trúc trên các tuyến biến động quanh năm — không chỉ tại thời điểm thầu hàng năm. Logic rõ ràng: vì chạy RfQ và khởi chạy thầu rất nhanh, có thể kiểm tra di chuyển thị trường, xem dự báo, và quyết định không thầu toàn bộ gói tuyến. Nếu giá giảm, có lý do để thầu khu vực đó. Nếu giá tăng, có thể cân nhắc gia hạn giá với hãng tàu hiện tại. Với Freightos Procure, nhìn vào khuyến nghị của công cụ, vào thầu, và trong sáu phút hoặc ít hơn, mini-bid đã ra thị trường và hãng tàu có thể làm việc.

Về câu hỏi cam kết giá cố định một năm hay linh hoạt: quan điểm khuyên nên giữ linh hoạt. Hợp đồng một năm buộc phải thương lượng lại nếu có chuyện xảy ra. Thà chọn cách giao dịch hơn, dễ xử lý gián đoạn. Cũng nên xem như danh mục đầu tư: không nên đầu tư chỉ một cổ phiếu. Tốt nhất phân bổ thể tích — có spot, có mini-bid, có RfQ. Đảm bảo mạng lưới vẫn vận hành. Hầu hết các đội vẫn chờ thầu hàng năm tiếp theo để giải quyết chi phí flete.

Bước 5: Không để chi phí nhiên liệu và BAF thành chi phí bị động

Đây là lĩnh vực mà hầu hết các đội mua hàng doanh nghiệp để lại nhiều tiền nhất trên bàn. Nhiên liệu là một trong những yếu tố chi phí lớn nhất — không chỉ gần đây mà nói chung. Thực tế là ngay cả khi có hợp đồng hàng năm, giá nhiên liệu trong năm có thể thay đổi mạnh. Tháng 1 giá nhiên liệu là X, năm tháng sau có thể tăng đáng kể. Rất quan trọng là tất cả phải nằm trong giá và có thể truy vết lại — vì vậy mới biện minh được nội bộ. Freightos đã phát triển tính năng tự động kích hoạt quy trình và cập nhật giá nhiên liệu với hãng tàu. Có thể quyết định tự điều khiển quy trình đó, hoặc yêu cầu hãng tàu cập nhật nhiên liệu. Thiết lập đơn giản — ví dụ: nếu chỉ số tăng 5%, kích hoạt cập nhật và điều chỉnh giá nhiên liệu 3,5%. Thiết lập một lần rồi chạy tự động nền. Chỉ cần xem gì đã thay đổi, phê duyệt, và có thể đưa chỉ số từ bất kỳ nguồn nào — ví dụ chỉ số nhiên liệu máy bay cho hàng không. Kết hợp với thông tin thị trường thời gian thực của Freightos Terminal và Chỉ số Freightos Baltic (FBX), đội mua hàng có thể neo chi phí nhiên liệu vào điều kiện thị trường thực tế quanh năm — không tốn chi phí quản trị của thương lượng lại đầy đủ mỗi khi thị trường di chuyển.

Điều gì thay đổi khi thực hiện đúng

• Cuộc hội thoại tài chính dễ dàng hơn. Thay vì bảo vệ lý do dự báo tháng 1 bỏ lỡ dịch chuyển thị trường tháng 8, có thể chỉ ra cách giá theo dõi benchmark theo thời gian — và nơi đã chọn khóa giá hay giữ linh hoạt.
• Mối quan hệ hãng tàu cải thiện. Đội mua hàng mang theo dữ liệu, sự rõ ràng và nhịp độ thương lượng có thể dự báo hấp dẫn hơn đội biến mất một năm rồi đòi cắt giá lớn với thông báo 10 ngày.
• Mua hàng uy tín hơn nội bộ. Khi nhịp độ nguồn cung khớp với nhịp độ thị trường, dễ dàng bảo vệ cả chi phí và chiến lược trước lãnh đạo tài chính và vận hành.

Cách bắt đầu đơn giản

Không cần chuyển đổi nhiều năm để bắt đầu. Hãy kiểm tra xem thời gian của đội thực sự đi đâu — bao nhiêu phần trăm dành cho xác thực thẻ giá thủ công, đuổi hãngToronto, đối chiếu BAF? Đó là cơ sở. Chọn một lĩnh vực và chạy đúng trong một quý. Nếu mang lại kết quả tốt hơn với ít chi phí thủ công hơn, đã có điểm chứng minh. Mục tiêu không phải tổ chức nhiều sự kiện mua hàng hơn. Mục tiêu là ngừng đặt một cái cược lớn, giòn, hàng năm và bắt đầu quản lý chi phí flete như thể biến động thị trường là chuẩn mực — vì nó thực sự là chuẩn mực.